Денежная компенсация за неиспользованный отпуск - порядок оформления и расчет размера выплаты

На момент увольнения, у сотрудника, скорее всего, обнаружится некоторое количество накопленных и неиспользованных отпускных дней. Этот период по его требованию, имеющему заявительный характер, может возмещаться деньгами. Если работник хочет взять ежегодный, гарантированный ему законом отдых, при расторжении трудового договора датой увольнения будет считаться последний день отдыха.

Что такое компенсация за неиспользованный отпуск

Если трудоустроенный гражданин по каким-то обстоятельствам не может или не хочет использовать положенные ему отпускные дни в соответствии с установленным работодателем графиком, появляются неиспользованные дни отдыха, которые переносятся на другие даты. Непредоставление отдыха в течение 2 лет подряд запрещено законодательством Российской Федерации. В качестве возможных причин возникновения неотгуленных отпускных дней можно привести в пример следующие ситуации:

• Работник заболел во время отпуска. Этот факт должен быть письменно подтвержден (например, больничным листом). Максимальный срок болезни не может превышать 30 календарных дней.
• Руководство организации во время отдыха сотрудника попросило его поработать несколько дней или до срока окончания отпускного периода.
• Вместо положенного отдыха работник исполнял государственные обязанности, требующие освобождения нанимателем работника от работы на период их исполнения, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Статья 115 Трудового Кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) регламентирует право работника на ежегодный оплачиваемый отдых. Основной (минимальный) отпуск составляет 28 календарных дней. Некоторым гражданам, указанным в нижеприведенной таблице, полагается удлиненный отдых:

Часть отпуска, превышающая основные 28 дней, называется дополнительной. Трудящийся имеет право получить денежное возмещение за неотгуленный период отдыха в следующих случаях:

• при расторжении трудового договора (за все неиспользованные дни);
• без увольнения – за дополнительную часть отпуска.

Кому полагается

Любой официально трудоустроенный гражданин Российской Федерации (далее – РФ) имеет право получить денежную компенсацию за неиспользованный отпуск. Период отдыха, в течение которого за работником сохраняется должность, рабочее место, заработная плата и другие условия труда, гарантируется законодательством РФ каждому работающему гражданину.

Право воспользоваться ежегодным оплачиваемым отдыхом возникает у сотрудника через 6 месяцев непрерывного труда в организации. Спустя 11 месяцев наниматель обязан обеспечить своему работнику возможность использовать оплачиваемый отдых. Не позднее, чем за 2 недели до 1 января, работодатель должен разработать и утвердить график отпусков своих сотрудников, которые могут быть использованы ими полностью или частями, как минимум одна из которых должна быть не менее 14 календарных дней.

Кто не может претендовать

Лицам, работающим в опасных условиях труда, не разрешено производить замену дополнительного отдыха денежной компенсацией за неиспользованный отпуск, если он не превышает 7 календарных дней. Есть категории граждан, которым запрещено заменять любой отпуск (основной и дополнительный) финансовым возмещением за исключением случая увольнения. Согласно статье 126 ТК РФ к ним относятся:

• несовершеннолетние рабочие;
• беременные женщины.

Нормативно-правовая база

В статье 423 ТК РФ закреплен порядок расчета количества отпускных дней для трудоустроенных граждан РФ. Статьями 126 – 127 этого же кодекса регламентируется процедура выплаты финансовых компенсаций за основную и дополнительную части неиспользованного отдыха. При увольнении по собственному желанию у трудящегося есть выбор: уйти в отпуск и датировать расторжение трудового договора его последним днем или получить за неиспользованный отдых компенсацию.

Работодатель не имеет законного права обязывать увольняющегося сотрудника использовать положенные отпускные дни вместо получения за них финансового возмещения. При таких обстоятельствах трудящийся может подать в суд исковое заявление о взыскании невыплаченных денежных средств за неотгуленный отдых. Статьей 237 ТК РФ за работником закреплено право требования с работодателя возмещения причиненного им морального ущерба. причиненного путем непредоставления своевременного ежегодного отпуска.

Расчет компенсации за неиспользованный отпуск

В соответствии со статьей 423 ТК РФ денежная компенсация за неиспользованный отпуск оплачивается работодателем своему сотруднику пропорционально неотгуленным дням. Отработанный период, длительность которого составляет меньше 2 недель, при расчете не учитывается. Если он составляет больше 14 календарных дней, то округляется до полного месяца.

В ситуации, когда первый или последний месяцы работы сотрудника в компании были неполными, нужно учитывать сумму дней, отработанных в эти периоды. Ниже приведена таблица, помогающая вычислить количество дней отдыха, подлежащих финансовому возмещению:

Как рассчитать среднедневной заработок работника

Чтобы вычислить размер денежной компенсации за неиспользованный отпуск, нужно вычислить среднюю дневную зарплату трудящегося. Постановление Правительства РФ № 922 от 24.12.2007 г. «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» содержит ее формулу расчета: СДЗ = Д/12/29,3, где СДЗ – среднедневной доход, Д – годовой доход, 12 – месяцев в году, 29,3 – константное число. Высчитав указанный доход трудящегося, следует умножить его на количество неотгуленных дней. Полученный результат будет являться размером положенного финансового возмещения.

Уточняющая формула на случай неполного количества отработанных дней

Бывают случаи, когда работник трудился несколько неполных месяцев в году, например, был в отпуске, брал отгулы, болел. Сумма отработанных им дней должна рассчитываться по следующей уточняющей формуле: СДЗ = Д/(29,3хМп + Мн), где Мп – количество полных месяцев, отработанных сотрудником за прошедший год, Мн – сумма дней всех неполных отработанных месяцев, СДЗ – среднедневной доход трудящегося, Д – доход работника за минувший год, 29,3 – константное число (среднего количества дней каждого месяца).

Порядок оформления

Согласно статье 126 ТК РФ вместо использования превышающей 28 календарных дней части ежегодного оплачиваемого отдыха сотруднику может быть предоставлена денежная компенсация за неиспользованный отпуск. Чтобы ее получить, необходимо обратиться с соответствующим письменным заявлением к работодателю. Если накопилось несколько таких периодов, возмещению подлежит вся сумма дней, превышающая длительность основного отпуска.

При получении указанного финансового возмещения необходимо обращать внимание на следующие ключевые моменты его оформления:

1. По общему правилу выплата компенсации за неиспользованный отпуск полагается работнику только за те дни, которые выходят за рамки длительности ежегодного основного (минимального) отдыха. Сотрудник не вправе по своему желанию не отгуливать положенные ему 28 календарных дней и вместо этого просить финансового возмещения.
2. Неотгуленные дни основного отпуска суммируются, но получить за них компенсацию от работодателя трудящийся может только при увольнении.
3. Превышающая 28 календарных дней часть отпускного периода может заменяться финансовым возмещением полностью или частично. К примеру, педагог вправе разделить положенные ему 45 дней отдыха на 28 и 17, потребовав за вторую часть установленную денежную компенсацию за неиспользуемый отпуск.
4. Возмещение неиспользованного отпускного периода носит заявительный характер и выплачивается только по просьбе трудящегося.

Заявление

Возмещение работодателем неотгуленного отпускного периода возможно только в случае предоставления работником соответствующего заявления. Пишется оно в свободной форме на имя руководителя организации. Его нужно подписать и сдать в канцелярию нанимателя или предоставить лично уполномоченному им лицу с обязательной отметкой о принятии. Среди общих правил составления указанного заявления можно выделить следующие:

1. Составить его можно в рукописном или печатном виде. В первом случае оно пишется исключительно шариковой ручкой синего цвета на бумажном листе формата А4.
2. Название организации, фамилия, имя и отчество (далее – ФИО) руководителя, которому адресуется обращение, указываются в правом верхнем углу листа. Тут же нужно написать свои ФИО, должность и, при наличии, подразделение или отдел компании, свой табельный номер.
3. Ниже, посередине листа, следует указать название документа с заглавной буквы: Заявление.
4. Далее с красной строки сотрудник излагает свою просьбу о возмещении неиспользованного отпускного периода.
5. В основном тексте указываются текущий год и период, в котором предоставлялся отдых, его вид – основной или дополнительный, точное количество календарных дней, за которое работнику полагается денежная компенсация за неиспользованный отпуск.

Приказ руководителя о замене отпуска денежной компенсацией

Руководитель, принявший решение об удовлетворении просьбы работника о замене отпускного периода или его части финансовым возмещением, издает об этом соответствующий приказ. Единого образца этого документа нет, поэтому он излагается в свободной форме, например:

Когда выплачивается

Финансовое возмещение неиспользованного периода отдыха выплачивается работнику датой расторжения трудового договора с работодателем по собственному желанию или в момент получения им следующей после подачи заявления заработной платы при условии, что он продолжает трудовую деятельность в этой организации. Если в дату увольнения сотрудник на рабочем месте отсутствовал, то в соответствии с частью 1 статьи 140 ТК РФ денежная компенсация за отпуск выплачивается не позднее следующего рабочего дня после предъявления уволенным сотрудником расчетного требования.

Компенсация отпуска при увольнении

Часто денежное возмещение неиспользованного периода отдыха выплачивается при увольнении работника. Трудящийся имеет право воспользоваться неотгуленными отпускными днями с последующим увольнением и не требовать денежное возмещение. Это выгодно для сотрудника, решившего на законных основаниях отсутствовать на своем рабочем месте и желающего, чтобы запись об увольнении в трудовой книжке появилась позже, чем если бы им была получена денежная компенсация за неиспользованный отпуск.

Существует несколько правил расчета финансового возмещения за неотгуленные дни отдыха при увольнении:

• Компенсацию должны возместить полностью, если сотрудник отработал в компании от 11 до 12 месяцев. Исключение составляет ситуация, при которой период работы стал равен 11 месяцам путем округления.
• Если работник трудился в организации от 5,5 до 11 месяцев, возмещение должно быть выплачено за весь неотгуленный отпуск в следующих случаях:

1. при ликвидации организации-нанимателя;
2. если работник уволен в связи с сокращением штата;
3. в случае расторжения трудового договора по причине призыва сотрудника на военную службу.

Дополнительные дни отпуска

В соответствии с ТК РФ процедуры расчета финансового возмещения за дополнительную и основную части неиспользованного отпуска ничем друг от друга не отличаются. Начисление компенсации за неиспользованный отпуск и следующей заработной платы происходит одновременно, если сотрудник заранее подал работодателю заявление с соответствующим требованием.

При беременности

Находящиеся в положении сотрудницы попадают под действие статьи 127 ТК РФ и пунктов 28 – 29 Правил о дополнительных отпусках. Денежная компенсация за неиспользованный отпуск предоставляется этой категории лиц с учетом:

• суммарного количества отпускных дней, за которые беременная работница может получить возмещение;
• ее среднего дневного заработка за последний год.

Совместителю

В соответствии со статьей 114 Трудового Кодекса Российской Федерации граждане, работающие по совместительству, также имеют право на получение компенсационных финансовых средств за неиспользованные отпускные дни. Действующее законодательство РФ не предусматривает особого порядка расчета и оформления таких выплат для этой категории населения.

При увольнении по переводу

При наличии письма-приглашения на новое место работы, трудящийся может расторгнуть договор с настоящим нанимателем и одновременно заключить его с другим. Это называется увольнением по переводу. Для его осуществления нужно согласие всех причастных сторон. Если работодатель не отпускает своего сотрудника, последнему придется оформить расторжение трудового контракта по собственному желанию. Согласно статье 127 ТК РФ граждане, уволенные по переводу, имеют право на денежное возмещение неотгуленного отдыха в том же порядке, что остальные трудящиеся.

Налогообложение и страховые взносы

Денежное возмещение, полагающееся сотруднику за неотгуленный отпуск, является налогооблагаемой базой. Налог на доходы физических лиц (далее – НДФЛ) с компенсационных выплат за неиспользованный отдых начисляется и удерживается с работодателя согласно статье 217 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) в следующих случаях:

• если организация-наниматель возмещает работнику неотгуленный отпуск в его последний рабочий день (при увольнении);
• если компенсационные средства начисляются сотруднику, продолжающему трудовую деятельность в этой организации, вместе со следующей зарплатой.

С денежной компенсации за неиспользованный отпуск не должен отчисляться единый социальный налог (далее – ЕСН), но она облагается взносами в Пенсионный Фонд России (далее – ПФР), Фонд социального страхования (далее – ФСС) и Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (далее – ФФОМС), которые должны начисляться по общим правилам, как и с других доходов. Согласно статье 217 НК РФ перечислить их федеральный бюджет должен работодатель.

Штрафные санкции за несвоевременную выплату

Если наниматель пренебрегает правом своих сотрудников на получение ими возмещения за неиспользованный отпуск, он попадает под действие статьи 236 ТК РФ, предусматривающей его материальную ответственность. Согласно указанной норме работодатель, не соблюдающий сроки финансовой выплаты, причитающейся трудящемуся, должен компенсировать эту сумму, умноженную на 1/150 действующей в этот момент ключевой ставки Центрального Банка Российской Федерации (на 2019 год она составляет 7,5%) за каждый день просрочки.

За нарушение работодателем прав своих сотрудников на несвоевременную выплату положенных им денежных средств действующим законодательством РФ предусмотрены следующие санкции:

Видео